Em equipa ou sozinho, a organização e a concentração tornam-se palavras de ordem em época de trabalho remoto.

 ORGANIZAÇÃO

A rotina de trabalho foi cortada de forma repentina e sem tempo para preparações ou testes. Milhares de portugueses fazem agora da casa o seu escritório, mas nem sempre é fácil organizar a rotina de trabalho, quer seja por excesso de contacto, quer por dificuldades em fazê-lo. Fizemos um apanhado das ferramentas que o podem ajudar a manter a comunicação com a sua equipa de forma profissional – sim, sem recurso ao WhatsApp!

EM EQUIPA

Gerir as várias tarefas de cada membro da equipa à distância não precisa de ser uma dor de cabeça. É preciso que se determinem prioridades e se arranjem as ferramentas ideais para continuar ligado. Para que a produtividade não seja afetada, convém que cada membro tenha os tópicos a abordar bem definidos antes de começar uma reunião. As ferramentas põem em contacto, mas o planeamento continua a ser da equipa!

Zoom

É uma das aplicações atuais favoritas para comunicação de equipa, por permitir chamadas ou videochamadas em grupo. O processo é simples: o host cria uma reunião, adiciona os intervenientes, e estes apenas têm de aceder a um link para entrar em chamada. Uma das melhores funcionalidades é a partilha da tela de ecrã, para que todos consigam visualizar ideias, projetos ou dados. O plano gratuito tem a limitação de 40 minutos por chamada.

Teams

É uma ferramenta da Microsoft que poderá ser útil para partilhar informações e fazer pontos de situação que não exijam uma comunicação em vídeo, ainda que também inclua esta opção. Os principais pontos a favor desta extensão são o chat, no qual a equipa pode ir comunicando de forma orgânica, e a partilha de documentos do Word, Powerpoint ou Excel, que poderá editar em tempo real para os outros membros.

Trello

Para as equipas com múltiplos projetos e tarefas, o Trello é uma ferramenta indispensável de organização. A possibilidade de associar a cada projeto específico os membros da equipa que nele participam permite que não haja ruído para os outros elementos. Depois, possibilita também anexar documentos, listas de tarefas que marcam como completas e acrescentar notas. Para que todos tenham sempre a noção exata do ponto de situação.

Hangouts Meet

Mais uma opção para videoconferência, esta criação da Google não exige nenhuma extensão para ser utilizada: basta enviar o link para quem quer que participe na reunião. Outra das principais vantagens é que a utilização pode ser interligada ao Google Suite, o que permite cruzar a informação das chamadas com os calendários de cada membro.

Google Suite

É a versão mais profissional de algumas das ferramentas a que a Google já nos habituou. Com calendário, caixa de email, e documentos e armazenamento de artigos, poderá partilhar e editar em tempo real com a equipa os vários materiais que têm em mãos, com a segurança de que nada se perde, uma vez que os documentos ficam armazenados automaticamente.

A SOLO

Manter o contacto nesta fase é crucial, sobretudo se a empresa depender muito da interligação de tarefas entre membros. Mas é também necessário não deixar que todo o tempo laboral seja consumido em definir tarefas, para depois não ter tempo de as executar. Para isso, há ferramentas que poderão ajudar à concentração e organização.

Horas Chrome

Esta é uma extensão que o poderá ajudar a gerir melhor o tempo, agendando compromissos consigo. Desde deadlines para entregas a pausas para o almoço, telefonemas a clientes ou reuniões com os colegas, esta agenda virtual ajudará a que nada fique esquecido e a que o dia pareça mais organizado.

Noisli

Por último: em tempo de adaptação e de algum stress adicional, concentrar-se nas tarefas pode não ser tão fácil. O facto de não haver uma separação entre “casa” e “trabalho” faz com que pareça que estamos nos dois sítios em simultâneo. A Noisli é a alternativa às playlists que, muitas vezes, distraem mais do que concentram. Com sons de fundo especialmente pensados para estimular a concentração, será a companhia que precisa em alternativa ao barulho de fundo do escritório a que estava habituado!